การวางแผน (Planning) เป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการมาเป็นเวลาช้านาน โดยช่วงต้นศตวรรษที่ 20 Henri Fayol ได้ระบุหน้าที่ของผู้บริหารหรือผู้จัดการว่า ประกอบไปด้วยการวางแผน การจัดการ การออกคำสั่ง การประสานงาน และการควบคุม ซึ่งความสามารถในการวางแผนของผู้บริหารนั้นมีการพัฒนามาโดยตลอด และ Management by Objective (MBO) ก็ได้กลายมาเป็นเทรนด์หลักของศตวรรษนั้น
ต่อมา MBO พัฒนาไปสู่แนวคิด “การวางแผนเชิงกลยุทธ์ (Strategic planning)” โดย Henry Mintzberg อธิบายความหมายเอาไว้ว่า การวางแผนเชิงกลยุทธ์ คือ ระบบที่เป็นทางการเพื่อการรวบรวม ขัดเกลาและจัดการกลยุทธ์ที่องค์กรมีอยู่แล้ว
แต่ผู้บริหารสมัยใหม่หลายรายมองว่าขั้นตอนการวางแผนงานนั้นเป็นเรื่องไม่น่าพิสมัย เพราะความช้าของระบบและกระบวนการ นอกจากนี้ผู้นำทีมหรือผู้นำองค์กรหลายรายยังเชื่อว่าความเร็วในการทำงานมีความสำคัญมากกว่า
เรื่องของการวางแผนและความเร็วจึงกลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญทั้งคู่ เทคนิควางแผนเชิงกลยุทธ์จึงควรได้รับการปรับปรุงเพื่อให้มีความสอดคล้องกับการทำงานในศตวรรษที่ 21 มากกว่าเดิม รวมถึงทำให้การวางแผนมีความคล่องตัว (Agile) มากขึ้น หรือที่เราเรียกกันว่า Agile planning
คุณสมบัติของ Agile planning
กรอบการทำงานและเครื่องมือที่สามารถรองรับสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไปในอนาคต
ความสามารถในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นบ่อยและมีความเป็นพลวัตร
ความต้องการช่วงเวลาคุณภาพสำหรับการพูดคุยเกี่ยวกับกลยุทธ์
ทรัพยากรและเงินทุนที่ยืดหยุ่นเพื่อรองรับโอกาสที่จะเกิดขึ้น
โดยจุดร่วมของการวางแผนและแนวคิด Agile นั้นมีปัจจัยสำคัญ 2 ประการ คือ
กระบวนการสามารถประสานงานและสอดคล้องกับทีมงานได้
วัฒนธรรมองค์กรในรูปแบบ Agile มีการทำงานเป็นทีมย่อยแบบอิสระเพื่อเน้นความคล่องตัว ดังนั้นการนำกระบวนการวางแผนและการประสานงานมาใช้จึงมีความจำเป็นเพื่อช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และมองเห็นภาพรวมของเป้าหมายไปในทิศทางเดียวกัน
กระบวนการต้องใช้ประโยชน์จากข้อมูลทั้งรูปแบบ Hard data และการตัดสินของมนุษย์
นักวางแผนอาจหมกมุ่นอยู่กับการเก็บข้อมูล Hard data ในภาคอุตสาหกรรม การตลาด และการแข่งขัน จนลืมเรื่องของ Soft data อย่างเครือข่ายหรือการพูดคุยกับลูกค้า ซัพพลายเออร์และพนักงาน
แต่ปัจจุบันการทำงานควรเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล Hard data จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และทำการตัดสินใจโดยมนุษย์ หรือก็คือทีมงาน Agile เพื่อให้การตัดสินใจนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะการพึ่งพาแต่ข้อมูล Hard data มากเกินไปอาจทำให้การทำธุรกิจเกิดความผิดพลาด หรือไม่อาจตอบสนองต่อความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้อย่างเต็มที่
การนำการวางแผนมาปรับใช้กับองค์กรยุคใหม่ ควรให้ความสำคัญกับกระบวนการที่สอดคล้องกับการทำงานของทีม รวมถึงการนำข้อมูล Hard data และ Soft data มาใช้อย่างเหมาะสม เพื่อเป็นปัจจัยประกอบการตัดสินใจในการทำงานตามแผน Agile planning
ศึกษาการวางแผนเพื่อให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร Agile เพื่อก้าวเข้าสู่ยุคใหม่ของการทำงาน ด้วยหลักสูตรพัฒนาองค์กรจาก ADGES สนใจสอบถามข้อมูล e-mail: marketing@adges.net หรือ 6688-028-1111 หรือเว็บไซต์ https://www.adges.net/