ในหลายๆ สถานการณ์ “ช่วงเวลา” ของการให้ข้อเสนอแนะ มีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาหรือ “สิ่ง” ที่เราแบ่งปันออกไป ไม่ว่าจะเป็นต่อเพื่อนร่วมงาน ครอบครัว เพื่อนฝูง หรือแม้แต่คนแปลกหน้า นั่นก็เพราะการให้ความสำคัญกับเวลาที่เราจะให้ข้อเสนอแนะนั้นมีส่วนช่วยเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะนำสิ่งที่เราแนะนำไปปฏิบัตินั่นเอง
และนี่คือกฎ 3 ข้อ ของ “ช่วงเวลาแห่งการให้ข้อเสนอแนะ”
กฎข้อที่ 1: ประเมินสถานที่ที่เหมาะสม (Assess the Agora)
เลือกช่วงเวลาและสถานที่ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบอกเล่าข้อเสนอแนะของคุณ คำว่า Agora ในยุคกรีกโบราณหมายถึงสถานที่สาธารณะอันเป็นศูนย์กลางของชุมชน ซึ่งถูกใช้เป็นเวทีสำหรับการประชุมหรือถกเถียงเรื่องต่างๆ มันเป็นสถานที่ที่ทรงพลังเพราะผู้คนจะรู้สึกคุ้นเคยและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกับชุมชน
การเลือกสถานที่สำหรับให้ข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำก็เช่นกัน คุณต้องคำนึงถึงพื้นที่ที่คุณจะสนทนากับบุคคลอื่นๆ สถานการณ์ของผู้ฟัง ความละเอียดอ่อนด้านวัฒนธรรม ช่องทางการสื่อสาร ไปจนถึงเรื่องของเวลา สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถประเมินค่าสถานที่และเวลา รวมถึงสรางบรรยากาศผ่อนคลายและเหมาะสมกับผู้ฟังได้มากที่สุด
กฎข้อที่ 2: วิจารณ์ทันทีตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time Reviews)
การแสดงข้อเสนอแนะควรเกิดขึ้นทันทีเท่าที่เป็นไปได้ แทนที่จะให้คำแนะนำแบบรายปีหรือเว้นช่วงนานกว่านั้น มีผู้นำมากมายที่ประสบปัญหากับการประเมินพนักงานเป็นรายปี เพราะพวกเขาต้องประเมินพนักงานย้อนหลังตลอด 365 วัน ซึ่งบางครั้งมีการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรมที่ไม่ได้ถูกบันทึกไว้ในรายงาน อาศัยเพียงแค่ความทรงจำก็ไม่ทำให้การประเมินผลงานต่างๆ แม่นยำขึ้น
เพราะฉะนั้นเมื่อมีโอกาส ควรแสดงความคิดเห็น ให้คำเสนอแนะ หรือวิจารณ์การทำงานของพนักงานทันที จากนั้นจึงติดตามผลการปฏิบัติงานเป็นระยะและทำการบันทึกเอาไว้ตลอดทั้งปี แบบนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงช่วงเวลาของการประเมินประจำปี
กฎข้อที่ 3: พิจารณาเจตนาของคุณ (Consider Your Intend)
บางครั้งการวิจารณ์หรือให้คำแนะนำอาจนำมาซึ่งสถานการณ์ไม่พึงประสงค์ ทำให้เสียบรรยากาศ หรือแม้แต่สร้างความหัวเสียให้ทั้งคุณและสมาชิกในทีม ทางแก้ที่ดีที่สุดก็คือ ถามตัวเองว่า “เจตนาของคุณคืออะไร” คุณต้องการช่วยให้พวกเขาปรับปรุงตัว ปรับปรุงการทำงาน หรือเพื่อยกระดับการทำงานร่วมกันภายในทีมให้ดีขึ้นใช่หรือไม่ การถามตัวเองก่อนเสนอแนะผู้อื่นจะช่วยให้เราควบคุมอารมณ์ได้ดี อีกทั้งยังสามารถเลือกวิธีการสนทนาได้อย่างเหมาะสม
การให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานด้วยเจตนาเชิงบวก จะช่วยให้คุณเลือกช่วงเวลาและวิธีการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การวิจารณ์หรือให้คำแนะนำแก่พนักงานถือเป็นทักษะสำคัญที่ผู้นำควรมี ดังนั้นอย่าลืมนำกฎ 3 ข้อไปปรับใช้ตามสถานการณ์ที่คุณต้องการ เพื่อการให้คำแนะนำอย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มโอกาสที่พนักงานหรือคนรอบข้างจะนำไปปฏิบัติให้มากที่สุดด้วยนะคะ
สนใจเรียนรู้เคล็ดลับการแสดงความคิดเห็น การให้คำแนะนำ และเทคนิคต่างๆ เพื่อพัฒนาความเป็นผู้นำ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ADGES e-mail: marketing@adges.net หรือ 6688-028-1111 หรือเว็บไซต์ https://www.adges.net/